Sàn thương mại điện tử và các nền tảng bán hàng qua video ngắn, livestream đã mở cho hộ và hợp tác xã ở vùng xa một cửa bán hàng toàn quốc. Một túi mắc khén Tây Bắc hay hũ mắm Châu Đốc có thể tới tay khách ở thành phố trong vài ngày. Nhưng bán thực phẩm trên sàn khác bán quần áo: giấy tờ nhiều hơn, rủi ro hư hỏng cao hơn, và một lỗi an toàn thực phẩm có thể khiến cả gian hàng bị khoá.
Phần dưới đây tóm tắt những gì cần chuẩn bị trước khi mở gian hàng, quy định thuế đã thay đổi với người bán qua sàn, cách đóng gói để hàng sống sót qua mạng lưới giao hàng, và những tình huống hậu kiểm hay gặp. Mỗi sàn có chính sách riêng và thay đổi thường xuyên; luôn đọc trung tâm người bán của sàn trước khi đăng sản phẩm.
Giấy tờ thường được hỏi với ngành hàng thực phẩm
Danh sách cụ thể tuỳ sàn và tuỳ nhóm sản phẩm, nhưng phần lớn sàn yêu cầu hoặc có thể yêu cầu bổ sung những giấy tờ sau, nhất là khi mở gian hàng chính hãng hoặc tham gia chương trình khuyến mãi lớn.
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, doanh nghiệp hoặc hợp tác xã, có ngành nghề phù hợp.
- Giấy tờ an toàn thực phẩm của cơ sở sản xuất, hoặc bản cam kết nếu thuộc diện không cấp giấy.
- Hồ sơ tự công bố sản phẩm hoặc giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố với nhóm bắt buộc.
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm còn hiệu lực.
- Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hoặc giấy uỷ quyền phân phối nếu bán dưới thương hiệu.
- Giấy chứng nhận OCOP, VietGAP, hữu cơ nếu sản phẩm ghi các thông tin này trong mô tả.
Thuế khi bán hàng qua sàn đã thay đổi
Từ giữa năm 2025, quy định về quản lý thuế đối với kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử có thay đổi quan trọng: sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân cho hộ, cá nhân bán hàng trên sàn. Người bán sẽ thấy khoản khấu trừ này trong đối soát doanh thu với sàn.
Với hộ kinh doanh đã đăng ký và kê khai thuế, cần đối chiếu số đã bị sàn khấu trừ với nghĩa vụ thuế của mình để không nộp trùng hoặc nộp thiếu. Cùng lúc, chủ trương bỏ thuế khoán từ năm 2026 khiến hộ kinh doanh chuyển dần sang kê khai theo doanh thu thực tế và dùng hoá đơn điện tử. Nếu vừa bán trên sàn vừa bán trực tiếp, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý cách kê khai phù hợp.
Mở website bán hàng riêng là một kênh khác với sàn. Theo quy định thương mại điện tử, website bán hàng của thương nhân, tổ chức, cá nhân phải thông báo với Bộ Công Thương trước khi hoạt động. Bán qua trang mạng xã hội cá nhân cũng vẫn là kinh doanh, vẫn có nghĩa vụ thuế.
Chọn sản vật hợp để bán trên sàn
Không phải sản vật nào cũng hợp với giao hàng toàn quốc. Bảng dưới đây giúp cân nhắc mức độ phù hợp.
| Nhóm | Mức phù hợp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Trà, cà phê, gia vị khô, hạt | Cao | Nhẹ, hạn dài; cần chống ẩm, chống mùi |
| Trái cây sấy, mứt khô, bánh khô | Cao | Đóng túi kín, có gói hút ẩm nếu phù hợp |
| Mật ong, nước mắm, mắm đóng chai | Trung bình | Dễ vỡ, rò rỉ; đóng gói kỹ, chọn chai nhựa |
| Khô bò, khô cá, mực khô | Trung bình | Dễ hút ẩm; hút chân không, hạn ngắn hơn đồ khô thuần |
| Giò chả, nem, hải sản tươi | Thấp | Cần chuỗi lạnh, chỉ giao nội thành hoặc dịch vụ hàng lạnh |
| Trái cây tươi | Thấp đến trung bình | Dễ dập, chín nhanh; cân nhắc giao gần |
Đóng gói cho mạng lưới giao hàng
Kiện hàng bị ném, xếp chồng nhiều lần. Hàng đi qua nhiều kho phân loại, bị xếp chồng và va đập. Chai thuỷ tinh cần màng xốp hơi dày, hộp có vách ngăn; chai nhựa cần quấn băng keo quanh nắp và túi zip bên ngoài.
Ẩm và nóng là kẻ thù của đồ khô. Kho trung chuyển có thể nóng ẩm. Trà, khô bò, trái cây sấy nên hút chân không hoặc túi zip có van, thêm gói hút ẩm loại dùng cho thực phẩm nếu phù hợp với sản phẩm.
Ghi chú hàng dễ vỡ không đủ. Dán nhãn dễ vỡ có ích nhưng không thay được đóng gói chắc. Hãy giả định kiện hàng sẽ rơi từ độ cao ngang bàn và đóng sao cho vẫn nguyên.
Chụp ảnh và quay video khi đóng gói. Video đóng gói từng đơn là bằng chứng khi khách khiếu nại thiếu hàng, vỡ hàng. Nhiều người bán làm thói quen này để xử lý tranh chấp với sàn.
Hậu kiểm: khi gian hàng bị hỏi giấy tờ
Sàn thường cho đăng sản phẩm khá dễ, rồi hậu kiểm khi có khiếu nại, khi sản phẩm bán chạy hoặc khi cơ quan quản lý yêu cầu. Lúc đó, gian hàng có thể bị yêu cầu bổ sung giấy tờ trong thời hạn ngắn, không bổ sung được thì sản phẩm bị ẩn hoặc gian hàng bị hạn chế. Chuẩn bị đủ hồ sơ từ đầu nhẹ nhàng hơn nhiều so với chạy giấy khi đang có đơn.
Mô tả sản phẩm cũng bị kiểm tra như nhãn. Những câu như chữa ho, giảm cân, bổ thận, tốt nhất, nguyên chất trăm phần trăm nếu không chứng minh được dễ bị gỡ, bị báo cáo vi phạm. Livestream nói quá công dụng cũng có thể bị xử lý như quảng cáo sai sự thật.
Cơ quan quản lý thị trường ngày càng theo dõi hàng thực phẩm bán trên mạng. Hàng không rõ nguồn gốc, không nhãn, không hồ sơ công bố có thể bị xử phạt dù chỉ bán qua tài khoản cá nhân.
Lộ trình mở gian hàng cho hợp tác xã
Một thứ tự gợi ý cho hợp tác xã hoặc hộ lần đầu bán trên sàn.
- Chọn hai, ba sản phẩm chủ lực hợp với giao hàng xa, đã có đủ giấy tờ.
- Chuẩn bị bộ ảnh rõ ràng, mô tả trung thực: thành phần, khối lượng, hạn sử dụng, cách bảo quản.
- Đọc chính sách ngành hàng thực phẩm và phí của sàn, tính lại giá bán sau phí sàn, phí vận chuyển, khấu trừ thuế.
- Thử đóng gói và tự gửi vài đơn cho người quen ở tỉnh xa để kiểm tra độ chắc và thời gian giao.
- Mở gian hàng, đăng sản phẩm, bật các chế độ bảo vệ người bán mà sàn hỗ trợ.
- Theo dõi đánh giá, phản hồi khách nhanh; ghi lại lỗi để cải thiện sản phẩm và đóng gói.
Livestream và video ngắn: bán nhanh nhưng dễ vạ miệng
Bán sản vật qua livestream, video ngắn có lợi thế là cho khách thấy vườn, xưởng, cách làm thật. Nhiều hợp tác xã quay cảnh hái chè, phơi cá, đóng gói để tăng lòng tin. Nhưng nói trực tiếp dễ nói quá: hứa giao trong ngày khi không làm được, khen công dụng chữa bệnh, so sánh chê sản phẩm của nơi khác.
Hãy chuẩn bị trước kịch bản ngắn cho các thông tin cốt lõi như khối lượng, hạn dùng, cách bảo quản, chính sách đổi trả, và thống nhất những câu không nói. Ghi lại các buổi phát trực tiếp phòng khi có tranh chấp về điều đã hứa với khách.
Tính giá bán trên sàn cho đúng
Giá bán trên sàn phải gánh phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, chi phí khuyến mãi, bao bì giao hàng và khoản thuế bị khấu trừ. Nhiều hộ để giá bằng giá bán tại chợ rồi mới thấy càng bán càng lỗ. Hãy lập một bảng tính đơn giản cho từng sản phẩm trước khi đăng.
Câu hỏi thường gặp
Bán sản vật trên mạng xã hội cá nhân có cần giấy tờ không?
Bán thường xuyên là hoạt động kinh doanh, vẫn phải tuân thủ quy định về đăng ký kinh doanh, an toàn thực phẩm, nhãn và thuế như bán ở cửa hàng.
Sàn khấu trừ thuế rồi thì hộ kinh doanh còn phải kê khai không?
Tuỳ trường hợp. Hộ có doanh thu ngoài sàn hoặc thuộc diện kê khai vẫn phải kê khai và đối chiếu khoản đã bị khấu trừ. Hỏi cơ quan thuế quản lý để làm đúng.
Có nên bán giò chả, hải sản tươi trên sàn không?
Chỉ nên khi có dịch vụ giao hàng lạnh phù hợp hoặc giao trong nội thành. Hàng tươi giao chậm dễ hỏng, gây khiếu nại và ảnh hưởng đánh giá gian hàng.
Ảnh sản phẩm có cần chụp chuyên nghiệp không?
Không bắt buộc, nhưng ảnh rõ, đúng màu, đúng kích thước thật giúp giảm khiếu nại. Không nên dùng ảnh mạng hoặc chỉnh quá tay khiến hàng thật khác xa ảnh.
Gian hàng bị khoá vì thiếu giấy tờ thì làm sao?
Đọc kỹ thông báo của sàn, bổ sung đúng giấy được yêu cầu và gửi kháng nghị theo hướng dẫn. Trong thời gian chờ, rà lại toàn bộ sản phẩm khác để tránh bị khoá thêm.
