Một kiện sản vật gửi ra nước ngoài đi qua hai cửa hải quan: cửa xuất ở Việt Nam và cửa nhập ở nước nhận. Cửa thứ hai thường là nơi rắc rối xảy ra, và phần lớn rắc rối bắt đầu từ vài dòng khai trên tờ khai: tên hàng ghi chung chung, giá trị ghi tượng trưng, mục đích ghi sai.
Phần này không bàn món nào nên gửi, mà tập trung vào khâu giấy tờ: tờ khai gắn kiện bưu chính, hoá đơn đi kèm hàng chuyển phát, cách mô tả hàng, khai giá trị, phân biệt quà biếu với hàng thương mại, và những lý do thường gặp khiến kiện bị giữ. Mỗi nước có quy định riêng về thuế, định mức và giấy phép; hãy tra trang hải quan nước nhận và hỏi đơn vị chuyển phát trước khi gửi.
Hai loại giấy tờ chính
Tờ khai hải quan bưu chính. Khi gửi qua bưu chính quốc tế, kiện hàng gắn tờ khai theo mẫu của Liên minh Bưu chính Thế giới. Mẫu CN22 dùng cho kiện nhỏ, giá trị thấp; mẫu CN23 dùng cho kiện lớn hơn hoặc giá trị cao hơn. Bưu cục sẽ hướng dẫn mẫu nào phù hợp; nhiều nơi khai điện tử ngay khi tạo đơn.
Hoá đơn đi kèm hàng chuyển phát. Các hãng chuyển phát nhanh quốc tế thường yêu cầu hoá đơn thương mại với hàng mua bán, hoặc hoá đơn chiếu lệ với hàng mẫu, quà tặng, ghi người gửi, người nhận, mô tả từng món, số lượng, giá trị, xuất xứ và lý do gửi. Đây là căn cứ chính để hải quan nước nhận tính thuế và kiểm tra.
Giấy tờ chuyên ngành nếu có. Hàng thuộc diện kiểm dịch, an toàn thực phẩm, CITES có thể cần thêm giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy phép nhập khẩu của nước nhận hoặc chứng nhận khác. Tờ khai hải quan không thay được những giấy này.
Mô tả hàng thế nào cho đúng
Hải quan các nước không chấp nhận mô tả như quà tặng, thực phẩm, đồ ăn, đặc sản. Mô tả phải nói rõ đó là gì, làm từ gì, ở dạng nào. Ví dụ, thay vì ghi đặc sản Việt Nam, hãy ghi cà phê rang xay 500 g, trà xanh khô 200 g, bánh pía nhân đậu xanh đóng gói 4 hộp, mứt gừng sấy 300 g.
Với thực phẩm, nên ghi thêm thành phần chính khi có thể, nhất là thịt, trứng, sữa, vì đây là thông tin quyết định việc kiểm dịch. Một hộp bánh có nhân thịt ghi là bánh ngọt, nếu bị mở ra kiểm tra, sẽ bị coi là khai sai. Khai đúng giúp hàng hợp lệ đi nhanh, hàng không hợp lệ thì bị loại sớm thay vì kéo theo cả kiện.
Nên giữ nguyên bao bì có nhãn gốc của sản phẩm. Nhãn ghi tên, thành phần, nơi sản xuất giúp cán bộ kiểm tra nhanh. Hàng chiết lẻ vào túi không nhãn, nhất là bột, hạt, lá khô, dễ bị giữ lại để kiểm tra kỹ vì không xác định được là gì.
Khai giá trị: thấp quá cũng là rủi ro
Nhiều người khai giá trị rất thấp với hy vọng tránh thuế ở nước nhận. Cách làm này có ba rủi ro. Thứ nhất, hải quan có thể định giá lại dựa trên giá thị trường và thu thuế, kèm phạt. Thứ hai, nếu kiện thất lạc hay hư hỏng, mức bồi thường thường căn cứ vào giá trị khai, khai thấp thì nhận lại ít. Thứ ba, khai sai giá trị có thể bị coi là vi phạm ở nước nhận.
Nguyên tắc là khai đúng giá trị thực của hàng, tức giá mua hoặc giá bán thông thường. Với quà tặng, vẫn ghi giá trị ước tính hợp lý. Nhiều nước có ngưỡng miễn thuế cho quà biếu cá nhân hoặc hàng giá trị nhỏ; ngưỡng này khác nhau giữa các nước và có thể thay đổi, nên tra trang hải quan nước nhận để biết.
Người nhận ở nước ngoài có thể phải nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hoặc phí xử lý trước khi nhận hàng. Hãy thoả thuận trước ai chịu phí này để người nhận không bất ngờ, nhất là khi gửi cho người lớn tuổi.
Quà biếu hay hàng thương mại
Ranh giới giữa hai loại quyết định thủ tục và thuế. Bảng dưới đây là dấu hiệu chung mà hải quan nhiều nước dùng để phân biệt.
| Dấu hiệu | Thường được coi là quà biếu | Thường bị coi là hàng thương mại |
|---|---|---|
| Người gửi và người nhận | Cá nhân gửi cho cá nhân | Doanh nghiệp, cửa hàng gửi; người nhận là đơn vị kinh doanh |
| Số lượng | Vài món, mỗi món một ít | Nhiều đơn vị cùng loại, nhiều thùng giống nhau |
| Tần suất | Thỉnh thoảng, dịp lễ | Gửi đều đặn cho cùng người hoặc nhiều người |
| Thanh toán | Không có giao dịch mua bán | Người nhận trả tiền cho người gửi |
| Hệ quả | Có thể được miễn thuế trong ngưỡng | Phải theo thủ tục nhập khẩu, có thể cần đăng ký, giấy phép |
Những lý do kiện sản vật hay bị giữ
Khi kiện bị giữ, đơn vị chuyển phát thường báo lý do cho người gửi hoặc người nhận. Các lý do dưới đây gặp nhiều nhất với thực phẩm.
- Mô tả hàng chung chung, không rõ thành phần, hải quan phải mở kiểm tra.
- Có sản phẩm thuộc diện cấm nhập như thịt chế biến, hạt giống, trái cây tươi.
- Giá trị khai không hợp lý so với hàng thực tế.
- Số lượng lớn, bị nghi là hàng thương mại nhưng khai là quà biếu.
- Thiếu thông tin người nhận như số định danh thuế, giấy tờ cá nhân mà một số nước yêu cầu.
- Thực phẩm gửi sang một số nước cần thông báo trước hoặc đăng ký với cơ quan quản lý thực phẩm nước đó mà người gửi chưa làm.
- Bao bì rách, rò rỉ, có mùi khiến kiện bị cách ly.
Trước khi dán băng keo đóng thùng
Danh sách kiểm tra ngắn để giảm khả năng kiện bị giữ hoặc trả lại.
- Tra danh mục hàng cấm, hàng hạn chế nhập vào nước nhận, đặc biệt mục thực phẩm của cá nhân gửi.
- Hỏi đơn vị bưu chính, chuyển phát về những món họ không nhận gửi quốc tế và loại tờ khai cần dùng.
- Liệt kê từng món với tên cụ thể, khối lượng, số lượng, giá trị và nước xuất xứ.
- Giữ nguyên nhãn gốc, không chiết lẻ hàng bột, hạt, lá khô vào túi không nhãn.
- Ghi đúng mục đích gửi: quà biếu, hàng mẫu hay hàng bán.
- Chụp ảnh bên trong thùng và tờ khai trước khi niêm phong để làm bằng chứng khi cần khiếu nại.
Gửi đều đặn cho người thân: cẩn thận ranh giới thương mại
Có gia đình mỗi tháng gửi một thùng sản vật cho con cháu ở nước ngoài, mỗi thùng vài chục món. Với hải quan nước nhận, tần suất và số lượng như vậy có thể bị nghi là hàng thương mại, nhất là khi trong thùng có nhiều đơn vị cùng loại như mười gói cà phê giống nhau. Kiện có thể bị giữ để yêu cầu giải trình.
Cách an toàn là gửi vừa phải, mỗi loại một ít, khai rõ mục đích quà biếu gia đình và giá trị thật. Nếu người nhận thực chất bán lại cho cộng đồng, đó là kinh doanh và cần đi theo đường nhập khẩu chính thức với đầy đủ đăng ký, nhãn mác theo yêu cầu nước nhận.
Giữ lại bằng chứng sau khi gửi
Sau khi gửi, giữ biên nhận, mã vận đơn, bản sao tờ khai và ảnh chụp hàng. Khi kiện bị giữ, đơn vị chuyển phát và hải quan sẽ hỏi lại đúng những thông tin này; có sẵn giúp xử lý nhanh, tránh để hàng thực phẩm nằm kho quá lâu tới mức hỏng.
Câu hỏi thường gặp
Gửi quà biếu cho người thân ở nước ngoài có phải nộp thuế không?
Tuỳ nước nhận và giá trị kiện. Nhiều nước có ngưỡng miễn thuế cho quà biếu giá trị nhỏ; vượt ngưỡng thì người nhận phải nộp thuế, phí. Hãy tra trang hải quan nước nhận.
Khai là hàng mẫu có giúp tránh thuế không?
Hàng mẫu là hàng phục vụ giới thiệu sản phẩm, thường có quy định riêng. Khai hàng mẫu cho quà gia đình hoặc hàng bán là khai sai mục đích và có thể bị xử lý.
Gửi sản vật bán cho khách ở nước ngoài có khác gửi quà không?
Khác. Đây là hàng thương mại, có thể cần đăng ký với cơ quan quản lý thực phẩm nước nhận, hoá đơn thương mại và chịu thuế nhập khẩu. Bán thường xuyên nên tìm hiểu xuất khẩu chính thức.
Kiện bị giữ thì ai phải xử lý?
Thường người nhận làm việc với hải quan nước nhận, người gửi hỗ trợ bổ sung thông tin. Đơn vị chuyển phát sẽ báo các lựa chọn như bổ sung giấy tờ, trả hàng hoặc tiêu huỷ.
Có cần ghi mã số hàng hoá trên tờ khai không?
Với hàng cá nhân gửi bưu chính, nhiều nơi khuyến khích ghi mã số hàng hoá nhưng không bắt buộc. Với hàng thương mại gửi chuyển phát, mã số giúp thông quan nhanh và có thể bị yêu cầu.
